Jorani est un LMS (pour Leave Management System). C’est un logiciel libre dédié à un processus important des ressources humaines : la gestion des congés et des heures supplémentaires. Cet article vous en expliquera les fonctions principales.

Jorani solution open source pour gérer les congés

Vous gérez une association ou une PME ? Vous avez un processus à base de formulaires papier et vous souhaitez passer en douceur à une solution informatique sans prise de tête ? Jorani est fait pour vous.  Conçu initialement pour une ONG employant environ 100 personnes et opérant dans plusieurs pays, son auteur a décidé de publier le code source sous une licence libre GPL. Ce qui veut dire que vous pouvez l’obtenir et l’installer gratuitement.

Comme vous le verrez dans les copies d’écrans, Jorani est disponible en anglais et en français. Passons maintenant en revue les points clés de la solution.

Les contrats

Dans Jorani, on peut gérer différents types de contrat avec des périodes annuelles de congés différentes. Par exemple, en France les congés courent du 1^er juin au 31 mai, mais vous pourriez gérer un autre site à l’étranger  avec des périodes différentes.

L’icône de calendrier permet – comme expliqué dans le paragraphe suivant – de définir les jours non travaillés. Tandis que l’icône de modification avancée permet de modifier les jours de congé auquel le contrat donne droit :

Jorani permet également de saisir des droits individuels d’absence pour chacun des employés. Le nombre de jours saisis pour un employé peut être négatif, ce qui permet de gérer le cas des employés arrivant en cours de route. Ou le cas de certains pays où le droit à prendre des congés s’acquiert mois par mois.

Les jours non travaillés

Jorani permet de calculer automatiquement la durée d’une demande de congés. Encore faut-il définir quels sont les jours non travaillés. L’écran reproduit ci-dessous permet de le faire au jour le jour (en cliquant sur une case du calendrier) ou de définir une série (par exemple tous les samedis).

On peut se servir de cet écran pour définir les RTT imposées (ici le 26/12 par exemple). Ou bien laisser les employés les poser.

Les jours non travaillés sont définis au niveau d’un contrat. Aussi vous pouvez gérer le cas des temps partiels à l’aide cet écran et en créant un contrat spécifique.

Les droits individuels à congés

Comme vu précédemment, rien ne vous empêche de saisir des durées négatives afin de rattraper les cas d’employés arrivés en cours d’année ou résoudre les problèmes de rattrapage de congés pris par anticipation. Dans cet exemple, le nombre de jours sera soustrait au nombre de jours accordés par le contrat. Par exemple, si mon contrat me donne droit à 20 jours de congé, je n’ai le droit qu’à 7 jours pour cette année.

C’est cette même fonctionnalité qui gère les congés individuels (maternité, paternité, congés exceptionnels, décès d’un proche, mariage, etc.).

La demande de congés

J’en viens enfin à l’écran principal de l’outil : le formulaire de demande des congés. Il était toutefois nécessaire de décrire les fonctionnalités précédentes, car elles permettent à l’outil de fonctionner correctement.

Dans cette capture d’écran, nous voyons que la durée du congé est calculée automatiquement  (grâce aux jours travaillés que nous avons définis plus tôt). Un autre point important est que l’application prévient l’utilisateur en cas de dépassement. Toutefois, rien n’interdit à l’employé de créer cette demande. Son manager pouvant la valider ou la rejeter.

Lorsque l’utilisateur crée sa demande, un e-mail est envoyé à son supérieur hiérarchique. Avec des liens pour valider ou rejeter la demande directement depuis l’email (Jorani présente aussi un écran avec la liste des demandes à examiner). Voici le processus de demande des congés :

Il existe un processus similaire de gestion des heures supplémentaires. Une fois que la demande est validée, elle vient créditer le nombre de jours de congé de récupération d’un employé. À moins que vous souhaitiez gérer ce cas différemment.

Calendriers

Jorani contient plusieurs calendriers (individuel, d’équipe, global, etc.) permettant de visualiser qui est absent. Ce qui est très pratique, surtout que l’on peut superposer l’affichage des jours non travaillés :

Les autres fonctionnalités

Voici une liste non exhaustive des autres fonctions que vous trouverez dans cet outil de gestion des congés :

• L’outil est entièrement gratuit (pas de modules payants qu’il faudrait acquérir en plus de la version gratuite).
• Les données vous appartiennent (rien n’est envoyé à un serveur tiers, tout reste sur votre serveur).
• Dans Jorani, toutes les listes présentées à l’écran sont exportables sous Excel en un clic.
• La sécurité est au cœur de la conception de Jorani. Si vous n’avez pas le droit de modifier un objet, vous ne le pourrez pas.
• Un utilisateur avec les droits RH peut modifier n’importe quelle demande.
• Jorani est très compatible. Vous pourrez l’installer sur un hébergement mutualisé, un serveur Apache ou nginx, avec MySQL ou MariaDB, avec HHVM ou n’importe quelle version de PHP 5.
• Il est très facile d’y connecter Google Analytics afin de comprendre l’utilisation qu’en font vos employés.
• Il y a une petite API pour connecter le système à des logiciels tiers.

Pour aller plus loin

J’espère que cet article vous a donné envie d’adopter Jorani. Pour plus d’information, vous pouvez :

• Essayer la démonstration en ligne : http://demo.leave-management-system.org
• Aller sur le site officiel : http://fr.jorani.org/
• Récupérer les sources sur la forge Github : https://github.com/bbalet/jorani

Contribuez !

On l’oublie souvent, mais les logiciels libres sont le fruit du travail de bénévoles qui investissent du temps et un peu d’argent dans leurs créations. Ils ont donc besoin d’un petit coup de pouce. Vous pouvez améliorer le logiciel de différentes manières :

• Envoyez vos souhaits de fonctionnalités ou déclarez les défauts via le projet Github ou le formulaire de contact du site officiel.
• Faites un don au projet.
• Traduisez Jorani dans une autre langue.
• Apportez votre pierre à l’édifice en développant une nouvelle fonctionnalité ou en améliorant le code existant.